Um dos maiores desafios da assessoria de imprensa é viabilizar a cobertura de eventos por parte da imprensa, seja coletiva, press-trip, feira ou exposição. Essas ações, ao longo dos anos, se tornaram fundamentais para a reafirmação de uma marca e para tornar ainda mais eficaz a mensagem que se deseja transmitir. Ao levar um profissional de imprensa para um evento, pretende-se atrair quase que 100% a atenção dele.

Entretanto, de cara fique sabendo: preparar uma ação como essa não é fácil. Exige tempo, um calhamaço de e-mails, mensagens, ligações e deslocamentos. Mas nem tudo é desespero: criando um planejamento completo, respeitando os prazos e, acima de tudo, que sejam factíveis, irá se sair bem.

Antes de detalhar os três pontos acima, é importante esclarecer que a organização de uma cobertura de imprensa do evento acontece de forma curiosa. Todas as demandas, solicitações dos clientes (com algumas exceções) e confirmações dos jornalistas acontecem na antevéspera ou até na véspera. O mundo dos sonhos seria se a pressão pelo sucesso da execução acontecesse de forma distribuída durante o período de anúncio da ação até o dia em que ela ocorre. Contudo, não é assim que acontece e nesse momento a calma e o foco no planejamento devem se sobressair.

O planejamento, nesse caso, acaba se tornando um escudo das suas ações. Se você planejou corretamente, teve a aprovação da gerência da agência e do cliente, é nisso que focará caso pedidos não programados pressionem na antevéspera do acontecimento.

Voltando aos três pontos: quanto mais completo o planejamento, menos mudanças ele terá no decorrer da execução e de mais sucesso será a cobertura. Nesse caso, o completo envolve todas as variáveis, como, por exemplo, baixa participação dos jornalistas (sempre convide profissionais a mais), custos para estarem presentes (hospedagem, transporte, alimentação, entre outros), quantidade de press-kit, definição de porta-vozes, definição da mensagem a ser transmitida e assim por diante.

O respeito aos prazos (ponto dois) é outra questão imprescindível. Tempo é uma coisa que só incomoda quando você não tem mais, por isso, mais que definir a situação, é executá-la no momento correto, para que as demandas não te atropelem.

Por último, a definição de ações factíveis. Todo mundo quer estourar a boca do balão, mandar bem, levantar a moral junto ao cliente, mas é nesse momento que a emoção tem que dar pouco ou nada de pitacos. O racional deve sempre se destacar para que a ação seja efetivamente concretizada. Não prometa que levará o mais influente jornalista da área de meio ambiente do Brasil na coletiva, por exemplo. Caso isso não aconteça (e há grandes chances), você não fica com a reputação arranhada. Trabalhe com os pés no chão, para que tudo que foi solicitado seja realizado. Por isso, atenção redobrada com a mensagem que será transmitida e, assim, você estruturará uma cobertura de evento bem-sucedida.